Der Vertreter des Erzbistums Köln koordinierte (durch seine Verantwortung über die Bereiche Liturgie und Verkündigung) die zentralen (spirituellen) Veranstaltungselemente der Weltjugendtage.
Im Hinblick auf die drei Säulen der deutschen katholischen Jugendarbeit oblag ihm der Kontakt mit den Orden und Gemeinschaften.

Dem WJT-Sekretär der Deutschen Bischofskonferenz oblag der Kontakt mit den Verbänden (2. Säule der deutschen katholischen Jugendarbeit) und den deutschen Diözesen.

Der Generalsekretär war ständiges Mitglied der Leitungsteamsitzungen und geistliche Führungskraft des Weltjugendtags.

Der Geschäftsführer stand formal an der Spitze des Weltjugendtagsbüros. Der ehemalige Versicherungsmanager verfügte jedoch nicht über spirituelle Kompetenzen, so dass ihm Geistliche - nämlich die WJT-Sekretäre und der Generalsekretär - an die Seite gestellt wurden.

Dem Leiter des Bereichs Liturgie - einem geistlichen Kunst- und Religionspädagogen - oblag die Gestaltung der drei Eröffnungsgottesdienste, der Willkommensfeier mit dem Papst, des Kreuzwegs, der Vigil und des Abschlussgottesdienstes mit dem Papst.
Da es sich bei diesen Veranstaltungen um die zentralen Ereignisse des Weltjugendtages handelte, kam diesem Bereich eine vorrangige Stellung gegenüber den anderen 'inhaltlichen Bereichen' zu.

Dem Leiter des Bereichs Verkündigung - einem Pfarrer - oblag die Gestaltung der Katechesen (einer mal eher vortragsartigen, mal eher dialogischen Form der Glaubensvermittlung).
Weiterhin koordinierte er die geistlichen Angebote des Jugendfestivals, da die dafür vorgesehene Bereichsleiterin nur über kulturelle, nicht aber über spirituelle Kompetenzen verfügte.

Dem Leiter des Bereichs Pastorale Vor- und Nachbereitung - einem Pastoraltheologen - oblag insbesondere die Vorbereitung der Diözesen im Lande auf das Event und die Koordination bundesweiter Aktionen - wie etwa die Fußwallfahrt - im Rahmen des Weltjugendtages.
Weiterhin koordinierte er die gesellschaftspolitischen Angebote des Jugendfestivals, da die dafür vorgesehene Bereichsleiterin nur über kulturelle, nicht aber über gesellschaftspolitische Kompetenzen verfügte.

Dem Leiter des Bereichs Begegnung oblag die Vorbereitung der Tage der Begegnung in den bundesweiten Diözesen und der Kontakt zu den Diözesnadelegierten.
Weiterhin koordinierte er das Jugendfestival, da die geistlichen, künstlerischen und gesellschaftspolitischen Angebote im Rahmen einer Aufgabenumstrukturierung auf drei verschiedenen Bereiche verteilt wurden.

Der Leiterin des Bereichs Jugendkulturfestival - einer Kulturmanagerin - sollte die Organisation des Jugendfestivals obliegen. Das Jugendfestival umfasste geistliche, gesellschaftspolitische und künstlerische Angebote.
Die Bereichsleiterin erkannte ihre Kompetenzen allerdings lediglich in dem letztgenannten Aspekt, so dass die Verantwortung über geistliche und gesellschaftspolitische Veranstaltungen an andere Bereichsleiter delegiert wurden.

Das Pastorale Angebot umfasste im Wesentlichen die geistliche Begleitung der Langzeitfreiwilligen während ihres Freiwilligen Sozialen Jahres.

Dem Leiter des Bereichs Finanzen - einem Finanzleiter der Textilbranche - oblag neben buchhalterischen Tätigkeiten auch die Akquise von Sponsoren.

Der Leiterin des Bereichs Personal / EDV - einer erfahrenen Softwareentwicklerin - oblag die Personalverwaltung und Ausstattung des Weltjugendtagsbüros während der Vorbereitungszeit. Des Weiteren entwickelte sie zusammen mit einem Software-Unternehmen die Pilgersoftware (PISO), mit der die Pilger und Freiwilligenmassen erfasst und auf Unterkünfte (sowie Aufgaben) verteilt werden konnen.

Dem Leiter des Bereichs Kommunikation & Öffentlichkeit - einem Kirchenhistoriker - oblagen die Kontakte zu den Medienvertretern. Da es sich beim Weltjugendtag um ein gigantisches Medienereignis zur weltweiten Inszenierung der römisch-katholischen Kirche handelte, kam diesem Bereich - entgegen der vorgesehenen Organisationsstruktur - eine vorrangige Stellung zu. Der Bereichsleiter war ständiges Mitglied der Leitungsteamsitzungen und entschied darüber, welche Informationen wann an die Öffentlichkeit gelangen sollten.

Dem Leiter des Bereichs Freiwillige oblag die Rekrutierung und Koordination der Einweisung von rund 27.000 freiwilligen Helfern des Weltjugendtages. Des Weiteren betreute er auch die rund 150 Langzeitfreiwilligen, die im Rahmen eines Freiwilligen Sozialen Jahres im Weltjugendtagsbüro mitarbeiteten.

Dem Leiter des Bereichs Veranstaltungslogistik oblag insbesondere die Akquise und Anmietung geeigneter Räumlichkeiten für die Veranstaltungen des Weltjugendtages.

Dem Leiter des Bereichs Pilgerwesen - einem erfahrenen Betriebsleiter - oblag die Koordination der rund 800.000 registrierten Pilger. Unterkünfte mussten akquiriert und die Pilger auf selbige verteilt werden.
Da dieser Bereich sehr personalintensiv war und sich zudem mit dem logistischen Kern - nämlich den Besuchern des Weltjugendtags - beschäftigte, nahm er eine zentrale Stellung innerhalb der 'logistischen Bereiche' ein.

Dem Leiter des Bereichs Operations / Risk Management sollte die technische Umsetzung der Veranstaltungen obliegen. Aufgrund des gewaltigen Bauaufwandes am Marienfeld wurde der Bereich geteilt und für das Marienfeld ein separater Bereichsleiter eingesetzt.
Bei Letzterem handelte es sich um einen erfahrenen Bauingenieur, der mit Baukonzernen und -behörden sowie Gutachtern kooperieren musste.

Dem Leiter des Bereichs Sicherheit / Protokoll - einem ehemaligen Kölner Polizeichef mit Erfahrungen bzgl. Papstbesuchen - oblagen die Sicherheitsvorkehrungen insbesondere der Veranstaltungen mit dem Papst.